AIによる予約の自動化で取りこぼしを削減！導入の進め方やポイントを解説

「ピーク時に電話がとれず予約を逃してしまうのを何とかしたい」 

「AI予約システムを導入したいけれど何から始めたらいいかわからない」

電話予約やAI予約システムについて、このようなお悩みはありませんか？

AI予約システムを上手く活用すれば、電話予約の取りこぼしをなくしたり、スタッフの負担を軽減できたりするなどの様々な効果が期待できます。

この記事では、AIによる電話予約の自動化について、得られる効果や導入の進め方などを具体例を踏まえながら詳しく解説していきます。

AIによる電話予約の自動化とは、AIの自動応答システムを活用し、これまでスタッフが対応していた電話での予約受付をAIに任せる仕組みのことです。

あらかじめ設定した会話シナリオに沿って、顧客の発話内容をAIが聞き取り、予約日時や人数などを確認しながら対応します。

人手不足や繁忙時間帯で電話に出られないケースが増える中で、飲食店などを中心に注目されています。

実際にAIがどのように音声で受け答えを行うのかについては、こちらからAIの会話デモを体験できます。

AIによる自動応答のイメージ把握として、参考にしてみてください。

AI会話デモ体験

AI予約システムを使って電話予約を自動化することによって得られる効果を顧客・現場・経営の3つの観点から解説します。

• 顧客価値の向上

• 現場オペレーションの効率化

• 経営・管理面の高度化

AIによる予約の自動化により、顧客は待たされることなく、正確でスムーズな予約を行うことができます。使いやすさと安心感が高まることで、顧客満足度の向上につながります。

AIによる予約受付は、24時間365日対応することが可能なため、電話の取りこぼしをなくすことができます。

コールセンターがない飲食店などの店舗ビジネスでは、従来であれば現場スタッフが電話をとって対応する必要があったため、ピーク時や営業時間外の予約対応が厳しく、予約の機会を逃す状況が発生しがちでした。

AI予約システムを導入し電話対応を自動化できれば、そのような機会損失を防ぐことができるため、顧客はピーク時や営業時間外でもいつでも確実に予約をとることが可能です。

AIによる自動受付では、顧客は待たされることなく、スムーズに予約をとることができるため、予約時のストレスを減少させることができます。

AIによって予約を自動化することで、現場スタッフの負担が軽減され、店舗運営が円滑になる効果があります。

電話予約を自動化することによって、スタッフがこれまで電話対応に割いていた時間を大幅にカットできるほか、作業中に電話がかかってきても中断せずに済みます。これにより、スタッフは電話対応業務に割いていた労力を、接客などの店舗業務に充てることが可能です。

電話をとることに対するプレッシャーや、ピーク時の手が離せないときにも電話に出ないといけないというストレスから解放され、精神的負担を軽減させることができます。

AIを使い予約を自動化する際にあらかじめ予約管理システムやカレンダーと連携しておけば、顧客からの口頭予約であっても後から入力の手間なく自動処理できます。

従来、電話での予約をシステムやカレンダーに記録していた場合はその手間が省けるほか、後からの確認も行いやすくなるため、円滑な現場運営につながります。

AIによって予約を自動化させることで、経営・管理面の高度化を図り、より円滑な運営に役立てることができます。

電話予約を自動化することで、24時間365日いつでも顧客が予約を取ることのできる体制が整い、電話がとれなかったことにより予約機会を失われることがなくなります。機会損失を防止することで、売上の向上なども見込めます。

これまで人が対応していた予約受付・確認・記録といった業務をAIが代行する結果、単に人手が減るだけでなく、人員配置やシフト設計そのものを見直せるようになります。

もともと電話対応ありきでシフトを組んでいた場合にはその分の人員を削減することができ、余剰で人員配置することなく、純粋な接客や業務量に応じた人員配置を行うことが可能です。

AIシステムを活用して予約を自動化する基盤を作っておくことで、将来的に予約以外の業務（変更・キャンセル・問い合わせなど）の自動化との連携がしやすくなり、より高度でスムーズな経営・管理につなげることが可能です。

ここでは、実際にAI予約システムを導入する際の進め方と、進め方に沿った導入の具体例をご紹介します。

AI予約システムを導入する際の基本的な進め方は以下の5ステップです。

1. 現状分析と目的設定
2. ツール選定
3. スクリプト作成
4. テスト運用
5. 本導入と効果測定

はじめに、現状いつ予約を逃しているか、電話対応でどこに顧客が不満を抱いているのかなどの課題を分析します。

何に焦点を置いて導入するのかによって、必要な機能やカスタマイズが変わってくるため、システム導入を行う具体的な目的を設定しておくことも重要です。また、この段階で、何をどこまでAIに任せるのかも決めておくと良いでしょう。

現状分析と目的設定ができたら、店舗規模や受電頻度、予算などに合わせて最適なツールを選定します。 複数のツールを比較・検討したり、実際に相談してみたりして、自店・自社にとって最適なツールを選定しましょう。

ツールが決まったら、実際にAIが予約受付を行う際のベースとなるスクリプトを作成します。同時に、人に引き継ぐ際の条件や、AIで対応しきれないケースなど例外の対応なども考えておきましょう。

ツールとスクリプトの準備ができたら、まずは一部の時間帯や内容からテスト運用を開始します。予約数や取りこぼし率の変動を指標として、本格的な運用に向けてスクリプトなどの改善を行います。

テスト運用で十分な効果が見込めたら本導入を開始します。一次システムを導入したらそのまま放置するのではなく、定期的にスクリプトや設定を見直すようにして、改善を重ねながら長期的な運用を行うことが大切です。

AI予約システムを導入した際の具体例を、上記で説明した5ステップに沿って解説します。ここでは、飲食店での受付にAI予約システムを活用することを想定した例をご紹介します。

このように、予約受付システムの導入は、自店・自社の体制に見合っていることが非常に大切です。

実際に、美容業界で全国に店舗展開する企業様が、AIボイスボット「commubo（コミュボ）」を活用して電話予約の自動化に成功した事例があるのでぜひ参考にしてください。

全国店舗の来店予約を一括受付、システム連携自動予約

ここでは、AI予約システムの種類と導入の際のチェックポイントや注意点について解説していきます。

AI予約システムには電話型とWeb型（チャットボット）の2種類があります。この記事では主に電話型の予約システムについて解説してきましたが、それぞれの特徴やメリット・デメリットについてまとめると、以下のようになります。

予約の大半が電話であったり、中々電話がつながらないことが実際にクレームになっていたりする場合には、電話型のツール導入がおすすめです。

一方、Web集客が中心で既にLINEの公式アカウントを活用していたり、予約内容が定型化していたりする場合には、Web型（チャットボット）のツール導入がおすすめです。

このように、同じAIを活用した予約システムであっても、状況によっておすすめが異なるため、どちらを導入した方がより効果を発揮できるか、併用するかをよく検討してから導入するようにしましょう。

AI電話予約システムを導入する際のチェックポイント・注意点は以下の4点です。

• 自社の規模と運用状況にあったツールを選定する

• 運用コストの確認と計画を行う

• ユーザーの多様な要望に対応できる体制を整える

• プライバシーやセキュリティ対応を確認する

電話予約業務を行う業界は様々あり、規模と内容に応じてツールを選定する必要があります。

システムの導入には初期費用と継続的な運用コストが必要となります。あらかじめ費用をどれだけ割けるのかを加味した計画を立て、無理なく長期運用できるような体制にすることが大切です。

電話予約型のシステムの費用の相場は、機能やプランによって異なります。

小規模事業者を対象にしたサービスでは、以下のようになります。

• 初期費用：0～5万円程度

• 月額固定費：数千～数万円

• 従量課金：1件あたり10〜60円程度

また、中・大規模事業者を対象にしたサービスは、カスタマイズができるよう複雑な機能が搭載されるため、初期費用で数十〜数百万円、月額固定費で数万〜数十万円かかるケースが多いです。

人が対応したときの電話1件あたり対応時間を平均4分、スタッフ時給を1,200円とすると、 電話1件あたりの人件費は4分 ÷ 60 × 1,200円で、約80円となります。

月に300件の電話予約を受けたとしてこれらを比較すると、AI電話予約システムでの対応では5,000〜30,000円程度、人での対応では約24,000円の費用が毎月かかることになります。

人での対応の金額には、作業・接客が止まる機会損失や、聞き間違いによるトラブル対応コストは含まれていないため、総合的に判断すればAI電話予約システムを導入することで高い費用対効果が期待できるといえるでしょう。

また、AI電話予約システムの導入は初期費用だけを見て判断してしまうと失敗する可能性が高いです。

複雑な確認事項が発生するような業務でシンプルなサービスを導入すると、システムで応対しきれず結局人に転送されるようなことが起こり、本末転倒にもなりかねません。

比較検討する際には、自社の業務にあう応対ができるかや、長期的に運用した場合の総コストを試算し、費用対効果を確認するようにしましょう。

AI予約システムでは、ユーザーの多様な要望を想定し、それに応えられるような体制を作ることが大切です。例えば、クレーム対応や店主と話したいという顧客への対応など、人間が対応せざるを得ないケースにも柔軟に対応できるような設計を行うようにすることで、顧客満足度を高めることができます。

また、ツールによって対応できる内容の範囲や機能は異なります。例えば、以下のような機能があります。

• 予約内容の復唱・確認機能

• 予約台帳・カレンダーへの自動登録機能

• 特殊な要望時の人への転送

• 通話内容・対応履歴の記録機能

• 定休日などの自動案内機能

• 予約成立数・対応件数の簡易レポート表示機能

ユーザーにとって使いやすいか、自店・自社にとって必要な機能が十分に備わっているかを事前に確認しておき、ユーザーの多様な要望に対応できるシステムを構築していきましょう。

電話内容や個人情報の扱いに注意して、セキュリティが高く安心して利用できるツールを選ぶことも大切です。音声の録音やデータ保存などに関しても気を配る必要があります。

AI予約システムを活用して電話予約を自動化することは、電話の取りこぼしを防いだりスタッフの負担を軽減したりするのに大きく役立ちます。

ソフトフロントジャパンが提供する自然会話AIボイスボット「commubo（コミュボ）」は、人間のような自然な対話を継続できる高性能な自動応答システムで、カスタマイズ性に優れており、幅広い予約受付に対応しています。また、API連携にも優れ、予約システムとの連携にも適しており、OEM／ホワイトラベル形式での提供も可能です。

https://commubo.com/oem/

AIボイスボット「commubo（コミュボ）」を導入し24時間365日即時の電話予約受付が可能となれば、予約をスムーズに行うことができるほか、機会損失の防止にもつながり売上拡大が期待できます。

ぜひお気軽にご相談ください。